11. August 2026

IDML-Datei, INDD, XLIFF: welche Datei bei der Übersetzung wirklich zählt

Ihr Übersetzungsdienstleister fragt nach einer IDML-Datei, weil Übersetzungswerkzeuge das binäre INDD-Format nicht lesen können. IDML ist XML-basiert und gibt Text samt Formatierung als Auszeichnung heraus. Der Text verlässt damit das Layout, und genau an dieser Stelle entsteht der Aufwand, der später auf keiner Rechnung steht.

1Was ist eine IDML-Datei?

Eine IDML-Datei ist das XML-basierte Austauschformat von Adobe InDesign. Sie enthält denselben Text und dieselbe Formatierung wie das Original, aber in einer Struktur, die andere Programme lesen können.

Übersetzungswerkzeuge brauchen dieses Format, weil sie mit dem binären InDesign-Dokument nichts anfangen können. Erzeugt wird es in InDesign über Datei > Exportieren und die Auswahl InDesign Markup (IDML). Ab InDesign CS4 steht es zur Verfügung.

Technisch ist eine IDML-Datei ein ZIP-Archiv aus mehreren XML-Dokumenten, die Absatzformate, Zeichenformate, Textrahmen und deren Verkettung beschreiben. Wichtig ist aber, was nicht darin steckt:

• Keine Bilder. Verknüpfte Grafiken liegen weiterhin als eigene Dateien daneben, die IDML verweist nur darauf.
• Keine Schriften. Wer die Hausschrift nicht installiert hat, sieht ein anderes Dokument.
• Kein Text in Grafiken. Beschriftungen innerhalb platzierter Bilder sind kein InDesign-Text und tauchen im Export nicht auf.

Wer nur die IDML weitergibt, gibt also ein Dokument weiter, das beim Empfänger anders aussieht als im eigenen Haus.

Der Export dauert Sekunden. Die Arbeit entsteht danach.

2IDML oder INDD: was ist der Unterschied?

INDD ist das Originaldokument, IDML eine Ableitung davon. Das Original ist binär und vollständig, die Ableitung ist lesbar und unvollständig.

In der Praxis bedeutet das: Der Text geht hinaus und kommt zurück, aber nicht als dasselbe Dokument. Sie exportieren INDD nach IDML, der Dienstleister übersetzt, die IDML kommt zurück, und Sie öffnen sie wieder in InDesign.

Das Ergebnis ist ein neues Dokument, nicht Ihr altes. Jede Einstellung, die im Original stand und in der IDML nicht abgebildet ist, muss danach geprüft werden. Der Rückweg funktioniert, aber er ist ein Rückbau und keine Aktualisierung des Originals.

3Kann man eine INDD-Datei ohne InDesign öffnen?

Nicht mit Bordmitteln. INDD ist ein geschlossenes Binärformat, und Adobe stellt keine freie Bibliothek dafür bereit. Serverseitig verarbeiten lässt es sich nur mit Adobe InDesign Server.

InDesign Server ist die Serverversion von InDesign. Sie hat keine Benutzeroberfläche und wird über die Skriptschnittstelle angesprochen, die Adobe in seiner Entwicklerdokumentation beschreibt. Damit lassen sich Dokumente automatisiert öffnen, verändern und ausgeben.

Der Haken ist die Beschaffung. Drei Punkte machen den Weg für Anwenderunternehmen unattraktiv:

• Kein Abonnement. InDesign Server wird nicht wie die Creative Cloud verkauft, sondern über Adobe-Partner lizenziert.
• Größenordnung. Die Lizenz bewegt sich in einem Bereich, der sich für ein einzelnes Unternehmen mit einer Handvoll Publikationen schwer rechtfertigen lässt.
• Laufender Aufwand. Dazu kommen Betrieb, Wartung und die Entwicklung der Skripte, ohne die der Server nichts tut.

Die Frage ist nicht, ob Sie InDesign Server anschaffen. Die Frage ist, ob Ihr Werkzeug bereits einen hat.

4Was spricht dafür, das Paket direkt zu übersetzen?

Wer das InDesign-Paket statt einer IDML in den Prozess gibt, spart den Rückbau und arbeitet auf dem Stand, der auch gedruckt wird.

Ein Paket enthält das INDD-Dokument, die verknüpften Bilder und die verwendeten Schriften in einem Ordner. Erzeugt wird es in InDesign über Datei > Verpacken. Vier Dinge ändern sich dadurch.

Der Nachteil ist ebenso deutlich: nicht jedes Werkzeug kann das. Die meisten Übersetzungswerkzeuge verlangen IDML, weil sie kein INDD lesen können und keinen InDesign Server betreiben. Die Frage an einen Anbieter lautet deshalb konkret: Nehmen Sie das komplette Paket entgegen, oder brauchen Sie eine IDML?

In der Mitte steht das native InDesign-Layout. Den Text klicken Sie dort direkt an und bearbeiten ihn. Rechts stehen ähnliche Einträge aus dem Translation Memory, sodass Übersetzung und Prüfung konsistent bleiben.

5Wo taucht XLIFF auf?

XLIFF ist das Format, in dem Übersetzungswerkzeuge intern arbeiten. Sie sehen es meistens nicht.

Das Werkzeug zerlegt Ihre IDML in Segmente und legt sie als XLIFF ab. Übersetzt wird in dieser Struktur, und daraus baut das Werkzeug wieder eine IDML. XLIFF steht für XML Localization Interchange File Format und ist ein OASIS-Standard.

Sein Zweck ist Unabhängigkeit vom Ausgangsformat. Ob der Text aus InDesign, aus Word oder aus einer Software-Oberfläche stammt, im XLIFF sieht er gleich aus. Genau das macht das Format nützlich und gleichzeitig blind für das Layout.

Relevant wird XLIFF für Sie in zwei Situationen:

• Beim Wechsel des Dienstleisters. XLIFF ist eines der Formate, in denen laufende Projekte übergeben werden können.
• Bei der Fehlersuche. Wenn eine Formatierung im Rücklauf fehlt, ist die Frage, ob sie schon bei der Zerlegung verloren ging.

6TMX ist kein Ergebnis, sondern Bestand

TMX ist das Austauschformat für Translation Memories, also für Ihre bereits übersetzten und freigegebenen Sätze. Es ist das einzige Format in dieser Aufzählung, das nicht zu einem Dokument gehört, sondern zu Ihrem Unternehmen.

Ein übersetzter Katalog ist ein fertiges Produkt. Ein gepflegtes Translation Memory ist ein Bestand, der jedes weitere Projekt günstiger macht.

Der Unterschied ist wirtschaftlich bedeutsam, weil bereits freigegebene Passagen nicht erneut übersetzt und nicht erneut geprüft werden müssen. Daraus folgt eine Frage, die in Ausschreibungen häufig fehlt:

Wem gehört das Translation Memory, und in welchem Format bekommen Sie es heraus? Wenn ein Dienstleister den Bestand hält und nicht als TMX herausgibt, ist ein Wechsel teuer, unabhängig davon, wie gut die Konditionen aussehen.

7Der eigentliche Kostentreiber: Die Datei pendelt

Nicht das Format kostet Geld, sondern die Zahl der Übergaben. Jede Umwandlung ist eine Stelle, an der etwas verloren gehen kann und an der jemand prüfen muss, ob etwas verloren gegangen ist.

Bei zwei Sprachen ist das überschaubar. Bei vierzehn Sprachen und einer jährlichen Aktualisierung wird daraus der größere Teil des Projektaufwands, und zwar der Teil, der intern anfällt und deshalb in keiner Angebotsvergleichstabelle steht.

8Wie InTO damit umgeht

InTO ist unsere Plattform für die Übersetzung von Dokumenten im Layout. InDesign-Dateien werden als INDD, als IDML oder als komplettes Paket hochgeladen und bleiben dort.

Für die Formatfrage bedeutet das dreierlei. Der Weg über eine IDML ist möglich, aber nicht nötig. Das Paket kann direkt verarbeitet werden, sodass Bilder und Schriften in der Ansicht zur Verfügung stehen. Und die Prüfung findet in der dargestellten Seite statt, nicht auf einem PDF-Ausdruck daneben.

Neben InDesign werden Word, PowerPoint und Excel unterstützt. Bei unserem Referenzkunden Hörmann KG sah das Ergebnis so aus:

Diese Zahlen stammen aus einem layoutintensiven InDesign-Portfolio, bei dem die DTP-Arbeiten zuvor vollständig extern vergeben waren. Bei anderem Ausgangspunkt fallen sie anders aus. Die Details stehen in der Fallstudie Hörmann, weitere Beispiele unter Referenzen.